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E-Mail Archivierung

Bewahren Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Kommunikation rechtssicher auf – vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar. Gehostet auf unserer eigenen Infrastruktur in der Schweiz.

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Grundlagen

Was ist E-Mail Archivierung?

E-Mail Archivierung ist die automatische, langfristige und manipulationssichere Aufbewahrung Ihrer geschäftlichen E-Mails. Jede ein- und ausgehende Nachricht wird beim Versand oder Empfang kopiert und in einem separaten, verschlüsselten Archiv gespeichert.

Anders als beim klassischen Postfach lassen sich archivierte E-Mails nicht mehr verändern oder löschen. Sie bleiben über Jahre hinweg verfügbar – auch dann, wenn jemand die Originalnachricht aus dem Posteingang entfernt oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Mit unserer Lösung archivieren Sie sämtliche E-Mails Ihrer Domains automatisch. Die Suche im Archiv erfolgt über eine schnelle Volltextsuche, die auch Anhänge berücksichtigt. So finden Sie selbst Jahre später jede Nachricht in Sekunden wieder.

Rechtliches

Rechtliche Grundlagen für die E-Mail Archivierung in der Schweiz

Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass die E-Mails ja im Postfach liegen — und gehen davon aus, die Aufbewahrung sei damit erledigt. Doch das reicht nicht aus.

Eine rechtssichere Aufbewahrung muss klare Anforderungen erfüllen: Die E-Mails müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar sein. Genau hier beginnt im Alltag die Herausforderung.

Ein einfaches Postfach ist für die tägliche Kommunikation gemacht, nicht für die langfristige, manipulationssichere Aufbewahrung. Genau dafür braucht es ein separates Archiv, das automatisch im Hintergrund mitläuft und unabhängig vom Postfach funktioniert.

Postfächer werden gelöscht

wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Der Speicherplatz wird knapp

ältere E-Mails landen oft im Papierkorb.

E-Mails werden versehentlich entfernt

und sind nach Ablauf des Backups nicht mehr wiederherstellbar.

Nachrichten lassen sich nachträglich ändern oder verschieben

die Beweiskraft geht verloren.

Häufiges Missverständnis

Warum einfaches Speichern im E-Mail-Postfach nicht genügt.

Schweizer Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre geschäftsrelevante Korrespondenz aufzubewahren. Da heute der grösste Teil dieser Korrespondenz per E-Mail läuft, betrifft diese Pflicht praktisch jedes Unternehmen.

Auf der sicheren Seite mit einem professionellen Archiv

Ein vollständiges E-Mail Archiv hilft Ihnen, all diese Anforderungen zuverlässig zu erfüllen – ohne dass Sie sich im Tagesgeschäft darum kümmern müssen.

§ 01 Obligationenrecht (OR Art. 957 und 958f)

Das Schweizer Obligationenrecht schreibt vor, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der gesamte Geschäftsverkehr während zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen auch E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abschliessen oder dokumentieren.

§ 02 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

Die GeBüV regelt, wie die Aufbewahrung technisch erfolgen muss. Verlangt wird eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Speicherung. Diese Anforderungen erfüllt eine professionelle E-Mail Archivierung von Haus aus.

§ 03 Datenschutzgesetz (DSG)

Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz verlangt einen sorgfältigen Umgang mit Personendaten — auch in E-Mails. Eine kontrollierte Aufbewahrung mit klar definierten Löschfristen und Zugriffsrechten unterstützt Sie dabei, datenschutzkonform zu arbeiten.

§ 04 Branchenspezifische Vorgaben

Für Treuhänderinnen, Anwälte, Ärzte, Finanzdienstleister oder medizinische Berufe gelten zusätzliche Anforderungen. Hier sind teilweise längere Aufbewahrungsfristen oder strengere Vorgaben an die Nachvollziehbarkeit zu beachten.

Wichtiger Unterschied

Backup oder Archivierung - wo liegt der Unterschied?

Backup

Schützt vor technischen Ausfällen

Wenn der Mailserver crasht oder Daten beschädigt werden, spielen Sie die letzte Sicherung zurück. Backups werden in der Regel täglich erstellt und nach einer gewissen Zeit überschrieben. Wird eine E-Mail vor dem Backup-Zeitpunkt gelöscht, ist sie verloren.

E-Mail Archivierung

Speichert jede Nachricht sofort

Die E-Mail Archivierung speichert jede einzelne Nachricht sofort beim Ein- oder Ausgang. Sie können archivierte Mails weder ändern noch entfernen. Damit erfüllen Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die ein Backup allein nicht erfüllt.

Backup E-Mail Archivierung
Zweck
Wiederherstellung nach Ausfall
Rechtssichere Langzeitaufbewahrung
Zeitpunkt der Sicherung

Periodisch (z.B. täglich)

Sofort bei Ein- und Ausgang
Manipulationssicher

Nein

Ja
Erfüllt OR / GeBüV

Nein

Ja
Aufbewahrungsdauer

Begrenzt — Wochen bis Monate

Frei wählbar — z.B. 10 Jahre
Volltextsuche

Eingeschränkt

Schnell, inkl. Anhängen
Vor Backup gelöschte Mails

Nicht enthalten

Vollständig enthalten
Funktionsweise

So funktioniert die E-Mail Archivierung

Unsere Lösung läuft automatisch im Hintergrund – ohne Aufwand für Sie oder Ihre Mitarbeitenden. Sobald die Archivierung für eine Domain aktiviert ist, wird jede ein- und ausgehende E-Mail serverseitig kopiert und sicher abgelegt.

1

Aktivierung im Kundencenter

Sie wählen im Kundencenter die Domains aus, deren E-Mails Sie archivieren möchten.

2

Automatische Erfassung

Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch archiviert – Mitarbeitende merken davon nichts.

3

Sichere Speicherung

Die E-Mail wird verschlüsselt, komprimiert und auf unserer Schweizer Infrastruktur abgelegt.

4

Zugriff und Suche

Über das Kontrollpanel greifen Sie jederzeit zu und finden jede Nachricht in Sekunden.

Alle Funktionen im Überblick

Unsere E-Mail Archivierung bietet alles, was Sie für eine professionelle, gesetzeskonforme Aufbewahrung brauchen.

Automatische Archivierung in beide Richtungen

Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails werden ohne Zutun der Nutzer archiviert. Die Erfassung erfolgt serverseitig – noch bevor die Nachricht im Postfach des Mitarbeitenden landet.

Manipulationssichere Aufbewahrung

Was einmal im Archiv liegt, kann weder verändert noch gelöscht werden. So entsteht eine beweissichere Dokumentation Ihrer gesamten Geschäftskommunikation.

Frei wählbare Aufbewahrungsdauer

Sie entscheiden selbst, wie lange E-Mails im Archiv bleiben. Unsere Empfehlung orientiert sich an den gesetzlichen Vorgaben: zehn Jahre. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, egal was kommt.

Automatische Löschung nach Ablauf

Nach Ablauf der gewählten Aufbewahrungsfrist werden E-Mails automatisch entfernt. Das hält Ihr Archiv schlank und verhindert, dass veraltete Daten unnötig lange gespeichert bleiben.

Granulare Auswahl pro Domain und Postfach

Sie aktivieren die Archivierung gezielt für die Domains, die Sie benötigen. Einzelne Mailadressen innerhalb einer Domain lassen sich von der Archivierung ausnehmen.

Schnelle Volltextsuche

Finden Sie jede E-Mail in Sekunden – auch nach Jahren. Die Suche erfasst sowohl den Nachrichtentext als auch Anhänge wie PDFs oder Office-Dokumente.

Verschlüsselung und Sicherheit

E-Mails werden während der Übertragung mit TLS und im Archiv mit AES-Verschlüsselung geschützt. So bleiben Ihre Daten zu jeder Zeit sicher.

Wiederherstellung und Export

Sie laden einzelne E-Mails herunter, stellen ganze Mailboxen erneut zu oder exportieren das Archiv in einem offenen Format.

Webbasiertes Kontrollpanel

Der Zugriff erfolgt direkt über den Browser – ohne zusätzliche Software. Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen verwalten Sie zentral.

Anwendungsfälle

Für wen ist die E-Mail Archivierung sinnvoll?

Die E-Mail Archivierung richtet sich an alle Unternehmen, die ihre Geschäftskorrespondenz rechtssicher aufbewahren und ihre tägliche E-Mail-Kommunikation absichern möchten.
KMU mit Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflicht
Jedes Unternehmen, das in der Schweiz buchführungspflichtig ist, muss geschäftsrelevante E-Mails zehn Jahre aufbewahren. Eine professionelle Archivierung erfüllt diese Pflicht automatisch – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Buchhaltung oder IT.
Treuhänder, Anwältinnen, Ärzte und beratende Berufe
Für regulierte Berufe gelten erhöhte Anforderungen an die Dokumentation der Mandatskommunikation. Mit einem manipulationssicheren Archiv erfüllen Sie diese Anforderungen zuverlässig und können bei Bedarf jede Nachricht nachweisen.
Online-Shops und E-Commerce-Anbieter
Bestellungen, Reklamationen, Lieferbestätigungen: Bei Streitfällen ist die lückenlose Dokumentation entscheidend. Mit einem vollständigen Archiv weisen Sie jede Vereinbarung sicher nach.
Unternehmen mit Mitarbeiterwechsel
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, geht das Postfach oft mit. Wichtige Korrespondenz mit Kundinnen und Lieferanten kann dabei verloren gehen. Die Archivierung sorgt dafür, dass diese Kommunikation unabhängig vom einzelnen Postfach erhalten bleibt – wichtig für die Übergabe an Nachfolgerinnen und für laufende Geschäftsvorgänge.
Schutz vor unbeabsichtigtem Datenverlust
Im Alltag passiert es schnell: Eine wichtige E-Mail wird versehentlich gelöscht oder ein Postfach wird zu früh geleert. Da das Archiv serverseitig und unabhängig vom Postfach läuft, bleibt Ihre Geschäftskommunikation auch dann vollständig dokumentiert, wenn im Postfach etwas schiefläuft.
Vorbereitung auf Steuerprüfungen und Audits
Bei einer Revision oder Steuerprüfung müssen Sie geschäftsrelevante Unterlagen kurzfristig vorlegen können. Mit der schnellen Volltextsuche finden Sie jede benötigte E-Mail innerhalb von Sekunden – auch Jahre später.
Sicherheit & Datenschutz

Ihre Daten bleiben in der Schweiz - und gehören Ihnen

100 % Schweizer Infrastruktur

Ausschliesslich auf unserer eigenen Server-Infrastruktur in einem Schweizer Rechenzentrum gespeichert. Keine Auslagerung an Drittanbieter.

Datenschutz nach Schweizer Recht

Ihre Daten unterstehen ausschliesslich dem Schweizer Datenschutzrecht. Klare Rahmenbedingungen, unabhängig von ausländischen Gesetzgebungen.

Mehrfache Verschlüsselung

Während der Übertragung mit TLS, im Archiv mit AES-Verschlüsselung. Daten ohne Schlüssel sind unbrauchbar – selbst bei theoretischem Zugriff.

Redundante Speicherung

Wir speichern Archive mehrfach und an unterschiedlichen Stellen innerhalb unserer Infrastruktur. Ihre Daten sind jederzeit verfügbar.

DSG- und DSGVO-konform

Unsere Lösung erfüllt die Anforderungen des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes und unterstützt auch DSGVO-Vorgaben.

Kein Vendor-Lock-in

Sie können Ihre archivierten E-Mails jederzeit in einem offenen Format exportieren. Keine versteckten Hürden, keine erzwungene Abhängigkeit.
Kosten

Preise und Aufschaltung

Unsere E-Mail Archivierung ist transparent abgerechnet und ohne versteckte Kosten. Sie zahlen nur für den Speicherplatz, den Sie tatsächlich nutzen.
Flexibel, transparent und ohne Mindestlaufzeit
  • Archivierung pro Domain auswählen
  • Einzelne Mailadressen ausnehmen
  • Aufbewahrungsdauer individuell festlegen
  • Speicherbedarf wächst flexibel mit
Jetzt kostenlos testen

Voraussetzung für die Nutzung
Die E-Mail Archivierung steht allen Kundinnen und Kunden zur Verfügung, die ein Webhosting bei Novatrend nutzen und deren MX-Eintrag auf unsere Server zeigt. Noch nicht Kunde? Wir migrieren Ihre Webseite und bis zu fünf Mailkonten kostenlos.

Kostenlos testen

30
Tage unverbindlich

danach CHF

10.-
pro 10 GB / Monat

Einrichtung

So aktivieren Sie Ihre E-Mail Archivierung

Die Aufschaltung erfolgt in wenigen Schritten – ohne Wartezeit und ohne externe Hilfe.

Für bestehende Novatrend-Kunden
  1. Melden Sie sich im Kundencenter an
  2. Wählen Sie den Menüpunkt "E-Mail Archivierung"
  3. Aktivieren Sie die Archivierung für gewünschte Domains
  4. Legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest (Empfehlung: 10 Jahre)
  5. Schliessen Sie auf Wunsch einzelne Mailadressen aus
Für Neukunden
  1. Migrieren Sie Ihr Hosting kostenlos zu Novatrend
  2. Lassen Sie den MX-Eintrag auf unsere Server umstellen
  3. Aktivieren Sie die E-Mail Archivierung im Kundencenter
Unser Support unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung.

Häufige Fragen

FAQ

Die wichtigsten Antworten rund um die E-Mail Archivierung bei Novatrend.
Wer ist in der Schweiz zur E-Mail Archivierung verpflichtet?
Grundsätzlich jedes Unternehmen, das in der Schweiz buchführungspflichtig ist. Das Obligationenrecht (OR Art. 957) verlangt die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz. Da heute der Grossteil dieser Korrespondenz per E-Mail läuft, betrifft die Pflicht praktisch alle KMU, Selbstständigen und grösseren Firmen.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Standardfrist beträgt zehn Jahre. Für bestimmte Branchen wie Treuhand, Recht oder Medizin können längere Fristen gelten. Mit unserer Lösung legen Sie die Aufbewahrungsdauer individuell fest.
Was ist der Unterschied zwischen Backup und E-Mail Archivierung?
Ein Backup schützt vor Datenverlust durch technische Ausfälle. Es wird periodisch erstellt und kann überschrieben werden. Die E-Mail Archivierung speichert hingegen jede einzelne Nachricht sofort beim Ein- oder Ausgang und macht sie manipulationssicher. Nur die Archivierung erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Wo werden meine archivierten E-Mails gespeichert?
Ausschliesslich auf unserer eigenen Infrastruktur in einem Schweizer Rechenzentrum. Die Daten verlassen die Schweiz nicht und werden nicht an Drittanbieter weitergegeben.
Wer hat Zugriff auf das Archiv?
Nur Personen, denen Sie ausdrücklich Zugriffsrechte erteilen. Die Verwaltung der Berechtigungen erfolgt zentral über das Kontrollpanel. Wir empfehlen, den Zugriff auf wenige berechtigte Personen zu beschränken – etwa die Geschäftsleitung oder die Buchhaltung.
Kann ich die Archivierung jederzeit kündigen?
Ja. Die Archivierung ist nicht an eine Mindestlaufzeit gebunden. Sie können das Produkt jährlich kündigen.
Was passiert mit meinen Daten nach einer Kündigung?
Sie können Ihre archivierten E-Mails vor der Kündigung in einem offenen Format exportieren. So bleiben Ihre Daten verfügbar und lassen sich bei Bedarf bei einem anderen Anbieter weiternutzen.
Funktioniert die Archivierung auch mit Microsoft 365?
Nein, das ist mit unserer Lösung nicht möglich. Bei Microsoft 365 zeigt der MX-Eintrag auf Microsoft-Server. Damit unsere Archivierung sämtliche E-Mails erfassen kann, muss der MX-Eintrag bei Novatrend liegen.
Kann ich einzelne Mailadressen von der Archivierung ausnehmen?
Ja. Die Archivierung wird pro Domain aktiviert, einzelne Mailadressen innerhalb der Domain lassen sich jederzeit von der Archivierung ausnehmen.
Wie funktioniert die Suche im Archiv?
Über eine schnelle Volltextsuche im Kontrollpanel. Sie durchsuchen nicht nur den Nachrichtentext, sondern auch Anhänge wie PDFs oder Office-Dokumente. Damit finden Sie jede E-Mail innerhalb von Sekunden – auch nach Jahren.
Werden auch Anhänge archiviert?
Ja. Jede E-Mail wird vollständig archiviert, einschliesslich aller Anhänge. Die Suchfunktion erfasst auch den Inhalt gängiger Dokumentformate.
Ist die E-Mail Archivierung DSG- und DSGVO-konform?
Ja. Unsere Lösung erfüllt die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG). Da Sie individuelle Aufbewahrungsfristen und Löschregeln festlegen können, lassen sich auch die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umsetzen.
Was kostet die E-Mail Archivierung?
Die ersten 30 Tage sind kostenlos. Danach kostet die Archivierung CHF 10.– pro 10 GB und Monat. Sie zahlen also nur für den Speicherplatz, den Sie tatsächlich nutzen.
Ersetzt die Archivierung mein normales Postfach?
Nein. Das Archiv läuft parallel zum normalen Postfach. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiterhin wie gewohnt – das Archiv läuft unsichtbar im Hintergrund mit.
Fragen, Antworten und Anleitungen

Wir unterstützen Sie!

Viele Antworten auf Ihre Fragen finden Sie direkt in unserem Support-Bereich.
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